Työasemaa hankkimassa – marketin hyllyltä vai IT-kumppanilta?

Monenlaisissa yrityksissä vieraillessani törmään harmillisen usein siihen, että yrityksen tietokoneet ovat ns. kuluttajamallia, eli ne on hankittu esimerkiksi paikallisesta hypermarketista. Ymmärrettävää on, että laitteen halpa ostohinta ja erilaiset tarjoukset ovat osin houkutelleet asiakasta tähän hankintamalliin. Ja kuten arvata saattaa, halvalla ei tässäkään tapauksessa saa hyvää.

Miksei markettikone olekaan se järkevin vaihtoehto yrityskäyttöön?

Tärkeää olisi ottaa huomioon, että nämä kohtuuhintaiset tai edes hieman kalliimmatkaan kuluttajien käyttöön tarkoitetut tietokoneet eivät ole komponenteiltaan, ominaisuuksiltaan ja takuunsa osalta läheskään samalla tasolla, kuin yrityskäyttöön suunnitellut työasemat. Eron huomaa niin suorituskyvyssä kuin takuu- ja tukiasioissakin. On myös monia muita asioita, jotka tukevat nimenomaan yrityskäyttöön suunniteltujen työasemien hankintaa kuluttajaversioiden sijaan. Tässä kirjoituksessa kerron muutamista seikoista tarkemmin.

Takuu

Kuluttajille myytävissä laitteissa yleisin takuuajan pituus on 2 vuotta. Pääosin takuuasiat on hoidettu niin, että käyttäjän pitää itse toimittaa tuote ostopaikkaan huoltoon ja sieltä se lähtee eteenpäin korjattavaksi. Tässä saattaa kestää päiviä, pahimmillaan viikkoja, jonka ajan on yritettävä pärjätä lainakoneen tai jonkun muun väliaikaisen ratkaisun avulla.

Yrityslaitteissa puolestaan mukana on yleensä kolmen vuoden ”on-site” -takuu, joka tarkoittaa käytännössä sitä, että jos koneeseen tulee fyysistä vikaa, niin korjaaja tulee yritykseenne paikan päälle tekemään tarvittavat korjaukset tai vaihtamaan koneen uuteen.

Ohjelmistoversiot

Yksi huomion arvoinen asia on koneen mukana tulevien lisäohjelmistojen versiot ja käyttöoikeuksien (eli lisenssien) käyttöehdot. Monesti kuluttajaversion ohjelmissa on huomattavasti rajallisemmat ominaisuudet, verrattuna yritysversioihin. Usein myös ohjelmien kuluttajaversioiden käyttäminen yrityskäytössä on ohjelmien käyttöehdoissa kielletty.

Käyttöönotto

Marketista ostettu työasema ei myöskään ole käyttövalmis suoraan paketista vaan yleensä käyttöönotto (eli tarvittavien ohjelmien ja tilien asennus koneeseen) jää ostajan itsensä tehtäväksi. Tämä on sitä kuuluisaa ”turhaa työaikaa”, sillä käyttöönottoon tuhlaantunut aika on suoraan pois yrityksen tuottavasta työstä. Varsinkin kuluttajille suunnatut laitteet ovat usein ”höystetty” jopa kymmenillä sovelluksien kokeiluversioilla, joiden poistamiseen kuluu paljon aikaa.

Miltä kuulostaisi ostaa laite palveluna, jolloin työasema toimitetaan ”avaimet käteen” –periaatteella, eli ohjelmien asennukset ja poistamiset, sekä tilien määrittelyt on jo valmiiksi tehty, tietoturvaohjelmistot asennettuna ja tarvittavat käyttöjärjestelmäpalvelut suoritettuna? Tällöin laite olisi heti valmiina siihen oikeaan työhön!

tyoasema


Miten usein työasemat kannattaa vaihtaa uusiin?

Työasemien ja ohjelmistojen toimivuus sekä elinkaaren hallinta ovat keskeisessä roolissa, kun haluat varmistaa työntekijöidesi tuottavuuden ja minimoida yrityksesi yllättäviä IT-kustannuksia.

Elinkaari ja budjetoinnin helppous

Kuten aiemmin mainitsin, yrityspuolen työasemiin on yleisesti saatavilla 3 vuoden ”on site”-takuu, jota voidaan pitää myös koneen suositeltuna käyttöikänä. Vuosien saatossa tietokoneiden suorituskyky luonnollisesti heikkenee, ja jokainen kulunut vuosi tuo verkkopalveluiden/ohjelmistojen myötä tietokoneelle lisävaatimuksia. Tärkeää on huomioida, että takuun päätyttyä mahdolliset korjauskustannukset jäävät yrityksensä itsensä maksettavaksi. Näin ollen takuuajan jälkeisiä kustannuksia on mahdotonta ennustaa varmasti. Takuun päättymisen jälkeinen aika menee siis ”riskillä”, ja kun kone hajoaa takuuajan päätyttyä, niin se tulee vaihtaa uuteen. Tästä syntyykin sitten yllättäviä kustannuksia.

Jotta työasemiin varattava budjetti voidaan suunnitella ja ennustaa tarkalleen, on olemassa ainakin kaksi hyväksi havaittua vaihtoehtoa

  • Ensimmäinen vaihtoehto on ostaa työasemat helposti palveluna, jolloin näistä maksetaan tiettyä kiinteää kuukausihintaa. ”Työasemat palveluna” – mallissa on myös se etu, että kun sovittu sopimuskausi päättyy, niin vanhojen työasemien tietoturvallisesta kierrätyksestä huolehtii palveluntarjoaja. Sopimuskauden loppupuolella voidaan solmia sitten vastaavanlainen sopimus koskien uusia työasemia.
  • Toinen vaihtoehto on tehdä tarkka suunnitelma siitä, miten paljon uusia koneita hankitaan yritykseen per vuosi. Tässäkin vaihtoehdossa takuun päättymispäivä on yhtä kuin suositeltu viimeinen vaihtoajankohta. Suunnitelma voisi yksinkertaisimmillaan olla sellainen, että kolmasosa koneista vaihdetaan vuosittain uusiin. Jos yrityksellä on 120 työasemaa, niin vuosittain vaihdetaan niistä 40 uusiin, joissa on 3 vuoden takuu. Tässä elinkaaren hallintamallissa päästään kolmessa vuodessa siihen tilanteeseen, että yrityksellä on aina työasemat, joissa on takuu voimassa ja vuosittainen työasemien vaihtoon varattu budjetti on ennustettavissa tarkalleen.

Teknologian kehittyminen ja kasvaneet vaatimukset

Koneiden järjestelmällistä ja tarpeeksi tiheätä vaihtotahtia tukee myös se, että teknologia kehittyy kolmessa vuodessa nykytahdilla jo todella paljon. Ohjelmistoja yleensä päivitetään suurimmassa osassa yrityksiä melko ahkerasti uudempiin versioihin, joten tämä sama ajattelumalli tulisi sisäistää yrityksissä kattamaan myös työasemat ja tietysti muutkin työvälineet. Uusinkaan ohjelmisto ei tuo toivottua parannusta tuottavuuteen, jos työasema, jolle se asennetaan, on liian vanha. Monesti uudemmat ohjelmistot saattavat myös vaatia työasemalta enemmän tehoa, kuin 2-3 vuotta vanhat ohjelmistot.

Jos elinkaaren hallinta on hoidettu yrityksessä hyvin, niin kustannukset ovat helposti budjetoitavissa ja tuottavuus on korkealla.

Ota Capnova kumppaniksesi

Yrityksen, koosta riippumatta, kannattaa siis ehdottomasti hankkia yrityskäyttöön suunnitellut työasemat itselle sopivalta kumppanilta, kuten meiltä Capnovalta. Työasemien hankintaprosessiimme sisältyy aina vaihtoehtojen kilpailuttaminen, eli etsimme tarpeitanne vastaavan parhaan kokonaisuuden. Kerromme mielellämme lisää tavastamme toimia asiakkaillemme henkilökohtaisena, osaavana ja nopeana kumppanina - ota yhteyttä!

 Kimmo Kolu

Kimmo Kolu
System Specialist
+358 020 759 7541
myynti@capnova.fi


Kotimainen IT-kumppanisi on Capnova

Oy Capnova Ltd on vuonna 2000 perustettu täysin kotimainen IT-palvelutalo. Palvelemme asiakkaitamme suomalaisella varmuudella, luotettavuudella ja täsmällisyydellä.

Meiltä saatte ulkoistus-, hosting-, webhotelli-, ylläpito- ja tukipalveluja. Capnovan hosting-palvelut kattavat mm. verkkotunnus- ja sähköpostipalvelut, nettihotellipalvelut sekä palvelinhotelli-, erillispalvelin- ja pilvipalvelinpalvelut.

Capnova

Pyhäjärvenkatu 5 A

33200 Tampere

Asiakaspalvelu:
020 759 7540 (ark.8-16)
asiakaspalvelu@capnova.fi

 

Kirjoita vastaus

  • (ei julkaista)

XHTML: Voit käyttää näitä tägejä: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>